职场写作能力提升

小李是我的同事。前几天生气的挂了总公司的电话后，他说他必须辞职。她平静下来后，开始和我们一起吐槽:

原来她最近的报告被总公司拒绝了很多次，有几次都是白批了。她说领导按通知要求写太生硬了，不写也写不出来。但是，总公司并没有给出怎么写的标准。她觉得总公司的人欺负新来的，还不如尽快离开，免得一直受气。最后她说这样就可以随便找行政工作，不想留在这里。

其实在职场中，每天都需要接触邮件、报告等各种业务文章。好文章中句子的运用，文章中透露出来的文风，很多时候都能震撼人心，促使人们行动起来。有时候，很多人会发现一些成为生活谚语或经历的词语，这些词语是他们在看文章时想到的。

那么到底什么是好的商业写作呢？《商务文案》一书指出:一篇好的商务写作文章应具备以下四点:把握目的、了解读者、有人读、内容清晰。

众所周知，写作的一个大前提是把握目的。抓住目的，就要通过这篇文章，抓住我们希望读者采取什么行动，希望读者产生什么影响。

在把握目的的基础上，还要有以下几点:有人阅读，了解读者，丰富内容。

第一，努力学习有人读

广告文案大师约瑟夫·舒格曼说过:一篇稿件的第一行最大的目的是让人读第二行，第二行最大的目的是让人读第三行以下的内容。

现在社会信息量成倍增长，文章充斥社会。在这样的情况下，写出来的文章需要“有人看”，因为看文章特别重要。那么，我们怎样做才能被真正读懂呢？为了让意向读者认真阅读，我们需要采取相应的“设置”。这里采用三种设置，即“设置引人注目的开头”、“调整到能激发阅读欲望的体裁”、“考虑文章的软硬”。

1.树立一个引人注目的开端

为了让读者仔细阅读文章，我们必须注意几个要点，抓住读者的眼睛。尤其重要的是标题、目录/标题和开头的序言/第一段。

标题

最重要的大概就是标题了。其实对于邮件杂志之类的，很多人应该只是看了标题就决定要不要看了。

所以，首先我们需要知道预期读者关注的是什么，在此基础上，我们需要设置一个能够刺激读者阅读t的标题。

比如，大多数人对“召开研讨会的通知”这个话题不感兴趣。

一般来说，标题加数字更容易吸引人的注意力。数字有吸引注意力的魔力。

如果是关于一个研讨会的通知，就要让读者清楚地知道这个研讨会有什么作用，或者它与其他研讨会有什么不同。比如你这样写，大概会有很多关注。

比如“成功人士应该学习的三大成功秘诀，举办xxx研讨会的通知”。这种写法更容易激起读者的阅读欲望。

此外，夸张的广告和与内容无关的标题会对信用和客户满意度产生长期的负面影响，因此应该避免这种情况。

目录/副标题

目录和副标题的目的是给读者一种视觉冲击，使他们注意到文章的内容和结构。看到这里，如果读者觉得“有趣”，就会产生通读整篇文章的欲望。

比如律师的选择改变了公司的命运。

1.正确认识法律的律师=不是优秀的律师。

2.除非陪审员站在我们这边，否则他们赢不了。

3.善于解释法律的一方获胜。

4.请一位工作态度认真的律师供我们考虑。

关键不是冷冰冰地列出最少的单词，而是写出能引起读者兴趣的句子。为实现这一目标，应采用以下技术:

*惊喜。

容易激发读者的想象力。

让读者了解具体原因和方法。

内容提要/第1段

根据文档的性质，添加执行摘要或输入文本。虽然两者有区别，但不管是哪一种，在阅读文章的过程中，执行摘要和解题、目录、小标题一样重要。

摘要的内容与第一段和标题所讨论的内容大致相同，主要目的是引起注意的兴趣，让读者继续阅读后续内容。

希望大家能意识到，标题和序言是影响读者预期的因素，起到主播的作用。也就是说，人被锁在里面的同时也在看文章。如果内容和标题的相关度高，符合预期值，读者满意度就会提高。

2.调整到能激发阅读欲望的体裁。

为了让人一看就觉得易懂，如果不恰当地使用断行、单词缩进、段落写作等“结构”来使文章简洁易懂，就容易引起读者的“眼球排斥”。近期业务单据等。，很多人也考虑到了这一点。

有许多难懂术语的文章，如说明和规定、专业术语等。，会在读者眼里引起排斥。尽量想办法用通俗易懂的文字代替不必要的地方，使用看起来更舒服的体裁。另外，考虑到文章的目的，如果能坚决删除不必要的条款，会让读者感到亲切。

3.考虑物品的软硬度

专业术语多的文章会让读者觉得太生硬。因此，对刚出现时普通读者难以理解的专业术语进行解释是常见且有效的。

比如“你必须选择”，但专门写成“选择的必要性很大”、“被要求选择的意义是决定的”，需要多加注意。

第二，了解读者

一篇好文章在把握了目的，被别人读懂的基础上，还必须具备理解读者的条件。因为你不关心读者是谁，他们关心什么，你什么时候读这篇文章，自然你就无法有效地达到你的目的。

一般来说，我们很难强迫对方阅读一定量的文章。公司里的大部分电子邮件杂志和群发邮件经常是未读的。

为了避免这种情况，并试图让更多的人认真阅读，我们首先要知道读者是谁，同时，我们需要恰当地意识到我们希望他们成为什么样的状态。

当然，100%的人阅读是不可能的，但只要我们能意识到这一点，我们也可以提高阅读文章的人的比例。

1.读者的数量和属性

你可以通过识别人物，了解人数，很容易地猜出他们关注的是什么，是什么现状，这样你就能理解后面讨论的要点，并在写文章时与此结合起来。

难的是通知、报告等。在网页上，有超过数千的读者。这种情况下，不可能完全掌握大家关注的内容和技巧。那么，在这种情况下，如何抓住读者呢？明确快消群体、吸引眼球、引起共鸣的文章，内容会变得丰富。预期读者对非预期读者往往会产生一定的影响，这一点不用多说。

比如写“跳槽”相关的报道，脑子里要有30-40岁在乎体验的商务人士。

2.你已经知道/关心什么

人们经常花很长时间写自己感兴趣的东西和想写的东西。比如报告的撰写者，用大量的文章写的不是调查得来的启示，而是他煞费苦心收集资料，做量化分析的事情。

但是，商业是一个“让人做一些事情，从一开始就有价值”的世界。读者关心自己有什么，虽然不能说自己能100%正确的把握这个内容，但是希望大家根据自己的业务需求去把握。

比如为了提高现有客户的服务，出具听证委托书，应该可以通过公司内部的大数据掌握一般客户的水平，所以写文章要以这个前提为基础。根据不同的情况，需要从一开始就筛选出要发文章的对象，并基于这个属t做一些改动。

如上所述，网络文章，电子邮件杂志等。读者数量多，读者越多，就越难正确理解自己关注的内容和知识。即便如此，清晰地想象“拜访目标读者”，了解他们的关注点，也是必不可少的。

①验证假设

假设有许多方法可用于验证。问卷是一种方法。如果你有一定数量的可以接近你的准读者，也就是说，可以直接提问并起到验证假设作用的读者，你可以提前直接咨询他们。

如果是网页上关于招聘应届毕业生的页面，可以问问今年入职的新员工，你认识的大学生等。“你想要什么信息？”“要多久才能看完？”“你觉得其他公司的哪些网站好？”可以通过这类问题收集信息。

不做假设就凭自己的想象行事，有时候是很危险的，所以我希望你一定要在一定程度上验证自己的假设。

(2)与读者的知识和理解水平相匹配。

如果我们想让所有的读者都有相同的背景和知识水平，都能采取实际行动，就必须写出真正能促使行动的文章，包括标题。

例如，如果你在群发文章的标题中写下[重要:需要采取行动]，收件人从一开始就会强烈地意识到他们想要采取行动，这也可以提醒他们共同的背景和历史。

另一方面，对于不特定多数读者关注的内容和知识，我们也无法完全掌握，需要根据前面几页的内容仔细研究。不需要采取直接的行动，想要慢慢向读者介绍作者见解的专栏等。，想写什么就写什么。

③情绪和心理状态。

人是感性的动物。即使文章表达的内容通俗易懂，可以理解，但很多都是在伤害感情的状态下，达不到引起共鸣并付诸行动的目的。

希望你能在重要的谈判邮件中提前收集信息。比如从认识这个人的知情人那里收集信息。

④多少时间？

不是每个人都能在任何时候慢慢看文章。一般来说，在公司的职位越高，决策越多，越忙，没有时间慢慢看文件。

所以加一个内容的总结和文章内容的概括是常识，尤其是你希望对方做什么。

⑤在哪里/在什么媒体上阅读？

最近还需要考虑读者在什么时间、什么地点、用什么媒体、用什么设备阅读。

如果把打印好的资料和复印件直接交给对方，阅读方式基本不会有大的变化。重要的是要注意使用电子媒体阅读的情况，尤其是最近，他们大多会在智能手机和个人电脑等小屏幕的设备上阅读文档。根据情况，判断应该检查多少时间。

⑥你希望读者阅读后处于什么状态？

这也可以称为写作的目的。一般来说，大部分文章的目的都是为了让读者从“阅读前的状态”变成“阅读后的新状态”。

比如这本书也是文章的一种。其目的是通过阅读本书，提高写作能力，写出更适合的商务文件。说的详细一点，首先可以提高写好文章的意识，在一些机会把这本书作为参考书。

要达到文章的目的，可能会有各种各样的障碍，但在这里，基于商业中最重要的一点“促使对方行动”，采取图1-4中的步骤来克服障碍。

从这个过程可以看出，读者对内容、知识、心理状态的关注意义重大。如果你已经对内容有了足够的了解，有了高度的共鸣，那么一篇有效的文章就是能使之付诸具体行动的文章。相反，如果你在这个阶段什么都不知道，通常会很难让它飞跃到付诸行动的阶段，所以你可能要从背景的详细解释开始。

第三，确认自己想做什么。

我们常说“传播的效果是由接受者决定的”。也就是说，无论哪种交流，都要以权利为出发点来考虑。

所以写作时，考虑读者的一切是理所当然的。但是要时刻注意这一点。你原本想做的事情或者你表达自己的欲望是否强烈，都可能被忽略。

比如你得到老板对一个新政策的许可，你只会考虑读者，即使只写工作方面的，你也无法向对方表达清楚。如果加上“现在是时候做了”或者“如果你是你自己，你有信心成功”之类的话，给读者的印象会有很大的改变。我们需要在考虑对方的同时表达自己强烈的想法。

在心理学或谈判语言中，有志向，有指向，意为“强烈追求的目标”。但如果能突出这种欲望和要点，用恰当的风格表达出来，对对方的影响也会发生变化。尤其是文章开头写的东西，我能感觉到这些是成功阅读整篇文章的重要因素。

总结:

一篇好的商务写作文章，既要把握目的，又要理解读者。要有人看，内容要清晰。

用写作来武装自己，从而达到职场晋升的竞争。