办公室职员应具备哪些能力

办公室主任是一个敏感而陌生的职位。三类办公室主任可以称为优秀的办公室主任。三类办公室主任发展方向不同，能力也不同。三种类型可分为:仿办主任、跟进办主任、服务办主任。

办公室主任应具备的一般能力

1.对整体业务有一定了解

作为办公室主任，你对机构内部业务有一定的了解，否则会出现判断失误。不一定要精通，但是一定要对业务流程有清晰的把握，这样在想要领导反馈的时候才能主动客观，而不是靠自己的主观臆断。

2.有较高的公文处理能力。

办公室主任属于中央机构，所以对公文写作有一定要求。各种外来文件、内部流程等。需要一支好的“笔”，这是办公室主任必备的素质。

3.对形式的掌握程度

办公室主任离领导最近，要对组织内部形式和大环境有清晰的认识。他可以在领导做决定之前向领导提出合理的建议。领导不可能考虑到所有的细节，这需要办公室主任去把握和判断。

4.领导和下属之间的润滑剂

办公室主任是领导和其他人之间的润滑剂。更简单的说，就是“和稀泥”的角色。降低领导与他人之间“矛盾”和“冲突”的影响范围的可控范围呢？

模仿办公室主任

在一次职业经理人培训会上，听到一位老师说:办公室主任越来越像总经理了，说明办公室主任一直在进步。

1.思想站的高度

办公室主任的思想立场要和领导同步。无论是在体制内还是在企业内，思想立场决定行为。上下级的区别在于信息不畅，办公室主任这个角色的信息差不同于其他职位。在信息差较少的情况下，思想立场的高低决定了办公室主任的优秀。

2.积极思考的能力

作为办公室主任，积极思考的能力是非常重要的能力。我认识一个很好的办公室主任，他每天早上比别人早一个小时到单位，整理昨天的内容，规划当天的内容。领导到单位后，马上汇报昨天的工作，当天要做什么。

领导曾经开玩笑说:每天办公室主任安排工作，偶尔休息一下，但是真的不知道做什么。虽然是个笑话，但可以看出这个办公室主任的主动思考能力很强。

3.协调内部和外部关系的能力

这种类型的办公室主任既要协调上下级关系，又要协调外部和企业的关系，能力在这个阶段表现得很明显。内部关系协调有领导的态度，支持比较简单，但是协调外部关系是个考验能力的事情。

4.向上管理的能力

向上管理主要体现在使领导能够按照自己的想法去判断事情，这就要求领导对整个业务的熟悉，对领导的形式和特点的掌握，能够引导领导朝着自己有利的方向做出决策和判断。

后续办公室主任

这种类型的办公室主任属于大部分类型，基本都是按照领导的思路做事。给自己一个明确的定位，明白自己的角色。

1.服从，执行力强。

你喜欢的领导类型是执行力强，服从性强，能够贯彻领导意图，能够充分发挥办公室主任的作用。一切行动都是根据领导的指示。不折不扣地说，你可以成为一名领导者所需要的任何人。

2.保持安静，保守秘密。

老话说，不守秘密，就失官职；如果你不保守秘密，你会失去你的童贞。体现在办公室主任这个角色上，信息差是上下级最大的差异之一，但作为办公室主任这个角色，信息差是同级管理者中最小的。能够保守秘密是一个办公室主任非常重要的素质。

3.上传发布，坚守职责。

作为上传下达的关键环节，它能及时对下属的信息进行分类并反馈给上级，让领导做出客观公正的判断，并根据领导的指示领会精神，让下属充分发挥主观能动性。说起来简单，但要真正做到尽职尽责，做到正确而不越位，并不是一件容易的事情。

4.立场坚定，不动摇。

办公室主任一定要立场坚定，知道自己在为谁服务，为谁服务。在职场的各种办公室争斗中，一定要立场坚定，不能左右摇摆。不管是好是坏，是成功还是失败，作为这个角色的人，只能坚定的拥护服务领导，否则只能成为“炮灰”角色，更谈不上优秀。

服务办公室主任

这种办公室主任是领导中最受欢迎的类型，是很优秀的类型，但可能会被贴上经理的标签。

1.强烈的主动服务意识。

这种类型的办公室主任，主动服务意识很强，照顾到每一个细节，为领导和组织服务，总是纠结于琐事。但是作为办公室主任，一切从工作角度出发，琐事总要有人去做，比如领导的生日，骨干的生日，甚至每个员工的生日，都是以组织或者领导的名义。

2.让你的思想与领导保持一致。

作为服务型的办公室主任，他的思想必须和领导的思想保持一致，在信息差异很小的情况下，维护领导的所有决策，让领导的决策得以顺利执行。作为上传下达的执行者，能够理解领导的意图很重要。

3.与领导保持同步。

理解领导的意图，并在行为上与领导的想法保持相应的节奏，及时调整节奏，与领导的想法相匹配。节奏快慢会产生不同的效果，能达到最好的效果，就是禁止。

4.适时牺牲自己。

作为服务型的办公室主任，必要的时候，他会“牺牲”自己来成全领导。这里的“牺牲”并不是真正的牺牲，而是领导可能利用办公室主任来影射鞭策别人。这个时候他要豁达，不要认为领导在打自己。很多时候，是给别人看的。

写在最后

做好任何事都不容易。作为办公室主任，这个中央机构的管理者，起着上传下达和润滑的作用，必须发挥应有的作用。三类办公室主任能力不同，但没有明显的区别。两者是相互融合的，可能会兼顾三者或两者。在这里，我只是根据经验来区分类型，并评论不足之处。