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职场上说话和沟通的技巧

网友发布 2022-08-03 19:34 · 头闻号职场法则

1939年9月1日,德国入侵波兰,第二次世界大战爆发。从欧洲到亚洲,从大西洋到太平洋,61个国家和20多亿人参与其中。

为此,美、英、苏、民国组成反法西斯盟军,与纳粹德国、日本帝国、意大利王国为首的法西斯轴心国作战。

最后日本签字投降,宣告了这场战争的胜利,世界重新划分。美国跃居首位,取代英国,成为世界霸主;作为一个强大的社会主义国家,苏联正在与之竞争。

丘吉尔铁幕演说

随着利益的冲突,美、英、苏这些曾经团结对敌的盟友不复存在。英国首相丘吉尔的铁幕演讲和杜鲁门主义在美国的推行,拉开了美苏冷战的序幕。

这个过程充分展示了《传播的艺术》中提到的冲突、合作和竞争两种模式。合作的前提是共同利益的驱动;竞争的原因是个人利益的最大化。

《沟通的艺术》是一本经典的沟通教材。与其他教材不同的是,它融入了大量的电影、电视剧和情景喜剧,辅以照片和漫画,让枯燥的知识点变得生动起来,更容易应用。

两位作者都是专业的传播学者。罗纳德·B·阿德勒(Ronald B Adler)教授沟通写作,帮助商务人士提高职场沟通技巧;拉塞尔·F·普罗克多是北肯塔基大学的教授。他们在1990年的一次交流会议上相识。多年来,他们致力于写作、演讲、教学和合作编写传播主题的教科书。

《沟通的艺术》是传播最广的书籍之一,也是受益最多的人。我看的这本书是去年12月出版的第15修订版。增加了社交媒体对传播的影响,通过故事直观地展示了传播原理在现实生活中的应用。

不仅要认清自我的内在心理,更要认清自我的外在管理,更重要的是人与人的交流是双向的。别人如何对待你,你就如何对待别人。

接下来我分享一下我从书上学到的三个职场沟通技巧,都是微小的细节。如果你能做好,我相信会给你的工作增色不少。

第一,做好情绪管理,这样工作才能高效。

据说有一天,成吉思汗带着心爱的鹰上山打猎。当我口干舌燥的时候,我发现有少量的水从一个山谷里渗出来。他拿着水杯去接泉水。当水满了,接近要喝的时候,他没想到老鹰打翻了水杯。

反复,成吉思汗一怒之下杀鹰。后来他去高处找水源,却看到水里有一条死蛇。所以他后悔了。

“成吉思汗杀鹰”的故事,就是一个典型的情绪失控的例子。《沟通的艺术》指出,这是因为我们的情绪更像是我们思想的结果,而不是我们遇到的事件的结果。

我们带着情绪去上班,除了对自己生气,无法完成正常的工作之外,还容易把情绪传递给别人,甚至对别人发脾气,导致关系不好,相互配合不够,工作无法顺利开展。

这种无奈不利于关系的有效运作,主要来源于生理因素、情绪记忆和非理性的想法。也就是说,主导思维的是感性,而不是理性。

生活中,感性主导思维,容易发现小确幸;但在工作中,理智主导思维,是对自己和他人的尊重和责任。

当然,无益的情绪不是洪水猛兽,我们还是有办法应对的。沟通的艺术给出了具体的解决方案。有四个主要步骤。我们可以试试。

首先,监控你的情绪反应。主要是观察自己,情绪上来会有什么特点,可能是心理上的,也可能是行为上的。比如心跳加快,变得异常安静。

其次,关注情绪引发的事件。找出是什么事件触发了你的反应。是特定的人,特定的地点,还是谈话的话题。

然后,录下自己的自言自语。写下真实的想法,也就是分析激发事件的想法与你的感受联系起来,会帮助我们判断情绪是否有意义。

最后,重新评估你的非理性信念。也有三个步骤。第一,判断信仰是理性的还是非理性的;第二,判决的理由是什么;第三,写下理性的信念,而不是思考。

经过这样一系列的思考,可以大大减少我们无益的情绪,帮助我们做情绪的主人,而不是情绪做我们的主人。

第二,学会倾听,提高沟通质量

乔·吉拉德是世界上最伟大的推销员。销售的秘诀之一就是善于倾听。他说是因为一个客户给他上了一堂生动的听力课。

当时他和这个客户沟通好了,正要签合同。没想到,煮熟的鸭子跑了。当晚,吉拉德上门询问原因。客户见他一脸诚恳,就把原因告诉了他。

这位顾客说,在谈到儿子上大学,提到他的运动成绩和未来梦想时,吉拉德不仅没有回应,还转过头去用手机和别人说话。他一生气就取消订单。

《沟通的艺术》里说,在听的过程中,要注意五个要素:听、专注、理解、反应、记忆。显然,吉拉德犯了两个错误。第一,没有客户反应;第二,在聊天过程中与他人通电话,表现出对人的不尊重,未能专心倾听。

这件事让吉拉德意识到倾听的重要性。之后他很注意和客户聊天,不管是不是和交易有关,都很用心地听。

听,从字面上看,是指理解他人传达的信息的过程。听和听不是一回事。很多时候,我们一直在听,却不一定在听。主要原因是信息太多,我们往往把注意力集中在关于自己的信息上。

工作中,做一个合格的倾听者,可以从少说开始。古希腊芝诺哲学家、斯多葛学派创始人迪翁说得最简洁:“我们生来有两只耳朵,却只有一张嘴,只是为了让我们多听少说。”

这个方法很适合不知道怎么说话的人。比如像我这样的,他们经常因为说的太多而犯错。所以我少说多做。以后很多同事都反馈给我的主管,和我的工作沟通很顺畅。

第二种方法是摆脱分心。在与同事交流时,容易受到外部环境和内部心理的影响,导致沟通不畅。如果是重要的沟通,一定要把干扰因素降到最低。

第三种方法,不要过早下判断。先听,确定自己真的理解了对方的一切意思,再评论。因为容易被误解,又因为自以为掌握了全面的信息,导致主观判断狭隘。

最后,找重点。很多人的聊天都是没有重点的,容易讲很多话,只有一个是重要的。因此,当我们在听的时候,我们应该更加注意找到重点。

倾听是一项经常被忽视但非常重要的沟通技巧。用好这个技巧,不仅可以减少重复沟通的时间,还可以提高沟通的质量。

第三,共同利益是合作的基础。

在工作中,我们不可避免地会与人发生矛盾。至于原因,除了文化和性别,最重要的是别人触动了自己的利益。也就是说,有人动了我的奶酪。

《沟通的艺术》指出,回避、调整、竞争、妥协、合作是我们处理冲突时选择的方法。其中,合作是最有效的,因为在沟通中,既不是用“我的方式”,也不是用“你的方式”,而是用“我们的方式”来解决问题。

陈建斌饰演曹操

钟平六年,董卓废帝刘扁,立弟刘协为帝,实行恐怖统治。见此,各路英雄结成联军对抗董卓,曹操推举袁绍为统帅。但是曹操和袁绍还是分道扬镳了。

这个场景是不是很像开头说的三国,美英苏,从合作到竞争?正如英国作家本杰明·迪斯雷利所说,没有永远的朋友,只有永远的利益。

这种沟通技巧在工作中同样适用。具体方法是通过提问和讲解,找到一致的兴趣。或者,你必须让他看到,与你合作是符合他的利益的,甚至大于他现阶段所能得到的。

在此之前,我们需要通过六个步骤充分了解双方的利益和需求,然后进行沟通。

第一步是确定你的问题和未满足的需求。比如你要退货,问题是产品质量,未满足的需求是退货费用要对方承担。

第二步,预约。对问题有了清晰的认识后,提前和对方约好,告知对方我们需要就问题进行沟通。这样的好处是合理安排时间,减少不必要的等待。

第三步。描述你的问题和需求。确保传达的信息准确无误,这样对方才能更快的帮到你。比如微博里很多树洞的私信,往往可以用几百字概括,但就是说几个屏幕内容。这让博主和网友看腻了,无法快速给出建议。

第四步,思考对方的观点。发现并满足对方的需求也符合你的个人利益。因为对方和你一样,有权得到一个满意的结果。

第五步,讨论解决方案。建议用《成功心理学》中关于决策的七个步骤,基本相同。列出、评估并决定最好的一个。

第六步:追踪解决方案的后效。及时跟进方案的处理进度,如发现错误或发现新方法,及时更新两三次,以达到双方最满意的结果。

其实很少有人会选择双赢的方案。归根结底,竞争意识超过了合作意识。但这并不意味着合作不好。相反,合作才是让双方都满意的最好方式。

第四,写在最后。

通信是大学题,内容复杂,知识点多,需要时间和精力去学习。《沟通的艺术》里说,学习任何新技能都需要经历:觉醒、笨拙、熟练、融入。

它不仅仅是一种职场上的沟通技巧,更是一种刻意的练习,一种坚持,一种把我们在生活中所学到的东西应用到帮助我们解决各种问题的能力。

这就是知识就是力量的真谛,学会改变生活。

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